# DATENVERARBEITUNGSVEREINBARUNG (AVV)

**Stand:** 27. Juni 2026

Diese Datenverarbeitungsvereinbarung („AVV“) ergänzt die Allgemeinen Geschäftsbedingungen („Vereinbarung“) von Logiq AI, die zwischen **TopTips App Ltd.** („Logiq AI“) und dem die Dienste nutzenden Unternehmen („Kunde“ oder „Händler“) geschlossen wurden. Diese AVV regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den von Logiq AI bereitgestellten cloudbasierten Voice- und Chat-Diensten.

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### 1. Rollenverteilung und Umfang der Verarbeitung

**1.1 Verantwortlicher-Auftragsverarbeiter-Verhältnis.** Die Parteien anerkennen und vereinbaren, dass für die Zwecke der UK-Datenschutz-Grundverordnung („UK-DSGVO“) und der europäischen Datenschutz-Grundverordnung („EU-DSGVO“):

*   Der **Kunde** ausschließlich als **Verantwortlicher** (Data Controller) agiert (er bestimmt die Zwecke und Mittel der Verarbeitung).

*   **Logiq AI** strikt als **Auftragsverarbeiter** (Data Processor) handelt (wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und nach dokumentierten Weisungen des Verantwortlichen).

**1.2 Kategorien betroffener Personen und Datenarten.** Die Verarbeitung umfasst die folgenden Daten von Endkunden (Käufern/Anrufern) des Händlers:

*   **Betroffene Personen:** Endnutzer, die den E-Commerce-Shop des Händlers per Telefon, über interaktive Sprachsysteme oder per textbasiertem Web-Chat kontaktieren.

*   **Arten personenbezogener Daten:** Telefonnummern, IP-Adressen, Browser-Metadaten, Chat- und Voice-Interaktionsverläufe, Warenkorb-IDs, Shopify-Bestelldetails, Sprachaufzeichnungen (Audiodateien) und automatisierte Texttranskripte des gesprochenen Wortes.

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### 2. Technische Umsetzung: Die „Safe-by-Default“-Compliance-Logik

Um eine absolute Übereinstimmung mit Artikel 25 DSGVO (Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen / Privacy by Design and by Default) zu gewährleisten, trennen die Dienste die Datenverarbeitung technisch in zwei unterschiedliche Betriebsmodi, basierend auf der Interaktion des Nutzers:

**2.1 Transaktionsmodus (Modus A - Flüchtige Verarbeitung):**

*   **Standardzustand:** Standardmäßig werden alle eingehenden Telefonanrufe und Interaktionen flüchtig im flüchtigen Arbeitsspeicher (RAM) des Systems verarbeitet. Dies geschieht ausschließlich, um das natürliche Sprachverständnis in Echtzeit und die Text-zu-Sprache-Rückmeldung zu ermöglichen.

*   **Keine Speicherung:** Sofern nicht der ausdrückliche Opt-In-Trigger gemäß Abschnitt 2.2 ausgelöst wird, werden keine dauerhaften Sprachaufzeichnungen (Audio-Logs), vollständigen Transkripte oder dauerhaften Datendateien auf Festplatten geschrieben oder in der Logiq AI-Infrastruktur gespeichert. Alle transaktionalen Sitzungsdaten werden unmittelbar nach Beendigung des Anrufs gelöscht und überschrieben.

**2.2 Dauerhafte Audio- und Transkriptspeicherung (Modus B - Opt-In-Verarbeitung):**

*   **Die Opt-In-Einschränkung:** Die dauerhafte Protokollierung, die permanente Anruftranskription und die Aufzeichnung von Audiodateien sind standardmäßig technisch gesperrt und deaktiviert.

*   **Aktivierungs-Trigger:** Logiq AI schaltet erst dann in den dauerhaften Verarbeitungsmodus um, wenn der Endnutzer während der obligatorischen Begrüßungsphase des interaktiven Sprachsystems (IVR) eine klare, bestätigende Handlung per Mehrfrequenzwahlverfahren (DTMF) durch Drücken der Raute-Taste `[#]` vornimmt oder das ausdrückliche Einwilligungsmodul in der Web-Oberfläche anklickt.

*   **Weisungsauftrag:** Der Kunde weist Logiq AI ausdrücklich an, alle Interaktionsdaten, für die keine solche positive Einwilligung erteilt wurde, unverzüglich im flüchtigen Sitzungspuffer des Systems zu löschen.

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### 3. Zugelassene Unterauftragsverarbeiter

**3.1 Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern.** Der Kunde erteilt Logiq AI die allgemeine schriftliche Genehmigung, Drittanbieter von Infrastruktur und Software mit der Erfüllung seiner vertraglichen Pflichten aus der Vereinbarung zu beauftragen („Unterauftragsverarbeiter“).

**3.2 Genehmigte Liste der Kern-Unterauftragsverarbeiter.** Der Kunde genehmigt ausdrücklich die Beauftragung der folgenden Kern-Unterauftragsverarbeiter zum Zeitpunkt des Abschlusses dieser AVV:

| Unterauftragsverarbeiter | Unternehmen & Standort | Aktivität der Verarbeitung |

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| **Retell AI** | Retell AI Inc. (USA) | Voice-AI-Stream-Orchestrierung und Echtzeitverarbeitung |

| **Replit** | Replit, Inc. (USA) | Cloud-Hosting und Backend-Anwendungsumgebung |

| **OpenAI** | OpenAI LLC (USA) | Large Language Models (LLM) zur Intent-Verarbeitung |

| **Twilio** | Twilio Ireland Ltd. (IE) / Twilio Inc. (USA) | Telekommunikations-Infrastruktur und SIP-Trunking |

| **n8n** | n8n GmbH (Deutschland) | Automatisierte Workflow-Architektur und Daten-Pipelines |

| **ElevenLabs** | ElevenLabs Inc. (USA) | Synthetische Sprachkomposition und Text-to-Speech Audioerzeugung |

| **Stripe** | Stripe Payments Europe Ltd. (EU) | Payment und Zahlungsabwicklungen |

| **Mailjet** | Mailjet SaaS Ltd (UK) | Email Services |

**3.3 Verfahren bei Änderungen und Widersprüchen.** Logiq AI wird den Kunden über jede beabsichtigte Benennung oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters mindestens vierzehn (14) Tage im Voraus per Dashboard-Benachrichtigung oder E-Mail informieren.

*   **Widerspruchsrecht:** Der Kunde hat das Recht, solchen Änderungen aus begründeten, dokumentierten datenschutzrechtlichen Gründen innerhalb von vierzehn (14) days nach Erhalt der Benachrichtigung zu widersprechen.

*   **Lösung:** Wenn der Kunde widerspricht, wird Logiq AI versuchen, eine wirtschaftlich vernünftige Alternative zu finden. Kann keine Alternative gefunden werden, kann jede Partei die Vereinbarung ohne Strafzahlung durch schriftliche Erklärung ordentlich kündigen.

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### 4. Internationale Datenübermittlungen (Drittlandstransfer)

**4.1 Rechtliche Garantien für US-Transfers.** Der Kunde nimmt zur Kenntnis, dass sich mehrere der genehmigten Unterauftragsverarbeiter in den Vereinigten Staaten befinden (ein „Drittland“ nach DSGVO-Regeln). Um ein rechtlich angemessenes Datenschutzniveau zu garantieren, stellt Logiq AI sicher, dass alle Übermittlungen an US-basierte Unterauftragsverarbeiter strikt durch mindestens eine der folgenden rechtlichen Garantien abgesichert sind:

1.  **Angemessenheitsbeschlüsse:** Der Anbieter ist aktiv nach dem geltenden EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) und der UK-Erweiterung des DPF zertifiziert.

2.  **Standardvertragsklauseln (SCCs):** Sofern kein Angemessenheitsbeschluss verfügbar oder ausreichend ist, wird die Übermittlung durch die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln (Modul 2: Verantwortlicher an Auftragsverarbeiter) in Verbindung mit dem UK International Data Transfer Addendum (IDTA) geregelt.

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### 5. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

**5.1 Umsetzung der Sicherheit.** Logiq AI wird geeignete technische und organisatorische Maßnahmen implementieren und aufrechterhalten, um die Kundendaten und personenbezogenen Informationen vor unbeabsichtigter oder unrechtmäßiger Zerstörung, Verlust, Veränderung, unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugriff zu schützen.

**5.2 Standard-TOM-Rahmenwerk.** Diese Maßnahmen umfassen unter anderem:

*   **Verschlüsselung bei der Übertragung:** Alle Datenströme zwischen dem Shopify-Shop des Kunden, Logiq AI und den genehmigten Unterauftragsverarbeitern werden mit branchenüblicher Transport Layer Security (TLS 1.2 oder höher) verschlüsselt.

*   **Zugriffskontrolle:** Der Zugriff auf Datenbank-Infrastrukturen und Backend-Server ist streng auf autorisiertes technisches Personal nach dem Prinzip der minimalen Rechtevergabe (Least Privilege) beschränkt und wird ausschließlich zur Wartung und Unterstützung der Plattform genutzt.

*   **Flüchtige Speichertrennung:** Implementierung der hardcodierten technischen Logik gemäß Abschnitt 2.1 dieser AVV, um eine unbefugte dauerhafte Speicherung von Sprachdateien zu verhindern.

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### 6. Betroffenenrechte und Unterstützungspflichten

**6.1 Anfragen betroffener Personen (DSRs).** Falls sich ein Endkunde des Händlers direkt an Logiq AI wendet, um seine Rechte nach geltendem Datenschutzrecht geltend zu machen (z. B. Auskunft, Berichtigung oder Löschung seines Chat-Verlaufs), wird Logiq AI diese Anfragen unverzüglich per E-Mail an den Kunden weiterleiten. Logiq AI wird ohne vorherige dokumentierte Weisung des Kunden nicht direkt auf die Anfrage des Endkunden antworten.

**6.2 Benachrichtigung bei Verletzungen.** Logiq AI wird den Kunden unverzüglich (in jedem Fall jedoch nicht später als achtundvierzig (48) Stunden) benachrichtigen, nachdem eine bestätigte Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt wurde, die die verarbeiteten Daten des Kunden betrifft. Logiq AI wird angemessene Unterstützung und Dokumentation bereitstellen, damit der Kunde seine gesetzlichen Meldepflichten gegenüber Aufsichtsbehörden oder betroffenen Personen erfüllen kann.

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### 7. Prüfungsrechte (Audits)

**7.1 Prüfung von Dokumentationen.** Der Kunde hat das Recht, die Einhaltung dieser AVV durch Logiq AI zu überprüfen. Der Kunde stimmt zu, dass dieses Prüfungsrecht zunächst dadurch erfüllt wird, dass Logiq AI aktuelle Dokumentationen, Sicherheitszusammenfassungen oder Selbstauskünfte bezüglich seiner Systemarchitektur und die Compliance-Erklärungen seiner genehmigten Unterauftragsverarbeiter bereitstellt.

**7.2 Ausschluss physischer Inspektionen.** Physische Vor-Ort-Inspektionen in den Geschäftsräumen oder Backend-Serverstandorten von Logiq AI sind strikt ausgeschlossen, da Logiq AI vollständig auf cloudbasierten, virtualisierten Infrastrukturen operiert, die von seinen Unterauftragsverarbeitern bereitgestellt werden.

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### 8. Laufzeit und Löschung von Daten

**8.1 Datenlöschung bei Vertragsbeendigung.** Nach der Deinstallation der Logiq AI-Anwendung oder der Beendigung der SaaS-Nutzungsbedingungen wird Logiq AI automatisch die sichere Löschung aller händlerspezifischen dauerhaften Protokolle, Chat-Verläufe und Sprachaufzeichnungen initiiert, die in seinen aktiven Produktionsdatenbanken gespeichert sind.

**8.2 Zeitrahmen für die Löschung.** Der Löschprozess wird innerhalb eines Standardfensters von **dreißig (30) Tagen** nach der Beendigung abgeschlossen, es sei denn, eine Aufbewahrung ist nach geltendem Recht des Vereinigten Königreichs, der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats strikt vorgeschrieben.